ตัวอย่างของระบบ
1. กรณีสำนักงานแรงงานสากล (International Labor Office)
สำนักงานแรงงานสากล (ILO) ใช้เวลา ๒
ปีในการสร้างระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)โดยเมื่อตัดสินใจสร้าง
ได้จัดตั้งชุดทำงานประกอบด้วยเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ๒ คน
และเจ้าหน้าที่เทคนิคด้านสารสนเทศ ๓ คน เพื่อพัฒนาโครงการ (Ranieri ๑๙๙๓ : ๑๕)
ชุดทำงานเริ่มด้วยการสอบถามผู้ที่คาดว่าจะเป็นผู้ใช้ระบบสารสนเทศนี้ทุกคน ได้แก่
เจ้าหน้าที่เงินเดือน
และผู้กำหนดนโยบายทรัพยากรมนุษย์ในตำแหน่งผู้บริหารระดับกลางและเสมียน
เพื่อพิจารณาว่าระบบที่ใช้ปัจจุบันเป็นอย่างไรและต้องเพิ่มงานอะไร
ซึ่งให้ข้อมูลพื้นฐานในการกำหนดหลักเกณฑ์ของผู้ใช้ของซอฟท์แวร์ HRIS การตัดสินใจเกี่ยวกับซอฟท์แวร์
ขั้นแรกชุดทำงานต้องตัดสินใจว่าจะพัฒนาซอฟท์แวร์เอง
ซื้อระบบใหม่ทั้งหมดจากผู้ขายซอฟท์แวร์
หรือใช้ซอฟท์แวร์ใหม่ที่กำลังพัฒนาสำหรับสหประชาชาติ (UN) แม้การพัฒนาซอฟท์แวร์เองจะมั่นใจได้ว่าสามารถสนองตอบความต้องการเฉพาะของ ILO แต่ก็ใช้งบประมาณสูง และเมื่อเสร็จแล้ว
การที่จะปรับปรุงหรือเพิ่มเติมทำได้ยาก จึงตัดวิธีนี้ไป
เหลือพิจารณาเพียงอีกสองทางเลือก ILO ได้จัดทำรายการข้อกำหนดซอฟท์แวร์
มีพื้นฐานจากการสอบถามผู้ใช้เพื่อตรวจสอบซอฟท์แวร์ที่มีอยู่ จากนั้นส่งคำเสนอความต้องการ (RFP) ไปยังผู้ขาย
๑๓๐ รายทั่วโลก โดยได้รับคำตอบ ๖๐ ราย
ชุดทำงานสัมภาษณ์ผู้ตอบรับแต่ละรายและจัดลำดับตามการสนองตอบต่อข้อกำหนดของ ILO จากนั้นสรุปผลและตัดรายชื่อเหลือ ๑๕ ซอฟท์แวร์ แล้วติดต่อผู้ขายซอฟท์แวร์ให้เสนอรายละเอียดเฉพาะทางเทคนิค
ซึ่ง ILO มีพนักงานทั่วโลกต้องการรับเงินเดือนสกุลต่าง
ๆ รวมทั้งเงินค่าเช่าที่รวมอยู่ในการจ่ายเงินเดือนและการปรับจ่ายเงินปันผลย้อนหลังที่เกิดขึ้นบ่อย
ๆ และจะยุ่งยากมากขึ้นเมื่ออัตราการแลกเปลี่ยนเงินเปลี่ยนแปลง
ซึ่งซอฟท์แวร์จะต้องสามารถแก้ปัญหานี้ขององค์การ ชุดทำงานได้ทำการประเมินอีกครั้งและลดรายชื่อผู้ขายลงเหลือ
๓ ราย ผู้ขายแต่ละรายจะมีเวลาหนึ่งอาทิตย์ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมของซอฟท์แวร์
มีการสอบถามผู้ใช้และนักเทคนิคและสร้างภาพจำลองการใช้งานของ ILO มีการใช้แบบประเมินเชิง subjective (มีความคิดเห็นส่วนตัวเข้าเกี่ยวข้อง)
ซึ่งหนึ่งในสามระบบสุดท้าย เป็นซอฟท์แวร์ของ UN ชุดทำงานประเมินระบบทั้งสามเป็นครั้งสุดท้ายและตัดสินใจเลือกซอฟท์แวร์ที่ UN ใช้ ซึ่งซอฟท์แวร์นี้ก่อปัญหาแก่ ILO เพราะแทนที่จะทำซอฟท์แวร์ให้เหมาะสมกับองค์การ
กลับต้องปรับองค์การให้เข้ากับซอฟท์แวร์ แต่ ILOก็ทำงานอย่างใกล้ชิดกับระบบของ UN ทำให้ระบบเก็บบันทึกน่าจะเข้ากันได้
ซึ่งการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดจะสามารถสร้างความสอดคล้อง
ระหว่างระยะเวลาการจ่ายเงินกับโครงสร้างองค์การ สรุปแล้ว ILO ใช้เวลาประมาณ ๒ ปี เพื่อเลือกซอฟท์แวร์นับแต่วันที่จัดตั้งชุดทำงาน
และกว่าจะใช้ระบบอย่างเต็มที่ก็ต้องใช้เวลา ๒ ถึง ๓ ปี
2. กรณี Nestle, SA
Nestle, SA มีสาขาหลายประเทศ
ที่สำนักงานใหญ่ใน Vevey สวิทเซอร์แลนด์ Nestle,
SA ได้ใช้ HRIS ติดตามข้อมูลการย้ายระหว่างประเทศของพนักงาน
โดยมีแผนกหนึ่งในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์มีหน้าที่ประสานงานการย้ายพนักงานทุกคนจากฝ่ายหนึ่งไปอีกฝ่ายหนึ่ง
โดยดำเนินการในทุกเรื่องที่จำเป็นเพื่ออำนวยต่อการย้ายพนักงานไปอีกประเทศหนึ่ง
รวมทั้งการขายบ้านและรถของพนักงาน การหาที่พักที่ตำแหน่งใหม่
ประสานงานการฝึกอบรมครอบครัวสำหรับการย้ายครั้งแรก
และจัดการตรวจทางการแพทย์ก่อนเดินทาง (Ranieri ๑๙๙๓ :
๑๖) เนื่องจาก Nestle มีพนักงานทั่วโลก
จึงต้องมี HRIS จัดเก็บบันทึกข้อมูลพนักงานที่ย้ายทุกคน เพื่อติดตามข้อมูลการย้ายระหว่างประเทศ เช่น ชื่อพนักงาน ที่อยู่
ผู้ติดตาม (Dependent) ประวัติเงินเดือน
ประสบการณ์การทำงาน การศึกษา การฝึกอบรม และความสามารถในการเจรจา (Diplomas) ทั้งนี้ ผู้บริหารระดับสูง ฝ่ายฝึกอบรม
และฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เท่านั้นที่จะเข้าถึงระบบ โดยผู้บริหารจะใช้ HRIS เพื่อหาว่าผู้ที่มีทักษะเฉพาะไปบรรจุในตำแหน่งว่าง ฝ่ายฝึกอบรมใช้ในการพิจารณาแผนการฝึกในอนาคต
ซึ่งฐานข้อมูลที่ละเอียดทำให้งานทรัพยากรมนุษย์ของ Nestleทำให้สารสนเทศสมบูรณ์ พร้อมต่อการเข้าถึง และมีทุก ๆ ข้อมูล (ในการย้ายข้ามประเทศ) โดยทันที
3. สำนักงาน ก.พ. (http://www.ocsc.go.th/DPIS)
สำนักงาน ก.พ.
พัฒนาโปรแกรมระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม (DPIS:
Departmental Personnel Information System) เพื่อเป็นเครื่องช่วยในการบริหารจัดการข้าราชการ
และลูกจ้างประจำระดับกรม
สนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวันของกรมที่เกี่ยวกับงานการเจ้าหน้าที่และการจ่ายเงินเดือน
เพื่อให้ส่วนราชการมีระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลที่ใช้เป็นฐานในการวางแผนและการบริหารทรัพยากรบุคคลของส่วนราชการและเพื่อสร้างระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลที่มีมาตรฐาน
และสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น